Elektroniczy obieg dokumentów czyli jak zminimalizować ilość papierowej korespondencji w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmieW dobie XXI wieku, kiedy podstawową formą kontaktu w firmie stają się maile, dokumenty papierowe zaczynają przechodzić do lamusa i są wypierane przez e-dokumenty, podpisy elektroniczne czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Zobacz w jaki sposób możesz zminimalizować ilość wydruków w firmie i zapewnić szybki przepływ dokumentów.

  1. Jeśli chcesz przyspieszyć wiele procesów w firmie – zrezygnuj lub ogranicz ilość dokumentów papierowych w firmie.Możesz to zrobić przez wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (w skrócie: EOD), który pozwala na swobodny przepływ e-dokumentów między pracownikami czy akceptację tych dokumentów przez uprawnione osoby.
  2. Mniej ważne lub wewnętrzne dokumenty mogą być akceptowane przez użytkowników po zalogowaniu do systemu, zaś ważniejsze lub zewnętrzne dokumenty od kontrahentów można podpisywać podpisem elektronicznym, co czyni je na równi z tradycyjnymi umowami podpisywanymi własnoręcznym podpisem.
  3. Jeśli chcesz ułatwić przeszukiwanie coraz bardziej rozbudowanej dokumentacji – skorzystaj z możliwości archiwizacji cyfrowej kartek papieru przez ich skanowanie i przechowywanie na dyskach komputerów lub w chmurze.
  4. Stare dokumenty w celu “odzyskania” z nich tekstu można zeskanować i użyć oprogramowania typu OCR do przetworzenia obrazu dokumentu na tekst. Dzięki temu archiwum dokumentów będzie można przeszukać nie tylko po nazwie dokumentu, ale również po jego treści.
  5. Przechowywanie dokumentów w chmurze pozwala na dostęp do nich z każdego miejsca z dostępem do Internetu, zachowując jednocześnie ich bezpieczeństwo przez szyfrowanie i zabezpieczenie systemu hasłem.
  6. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na sprawdzenie kto zapoznał się z dokumentem, sprawdzenie kolejnych wersji umów czy akcepty uprawnionych osób.
  7. Tworzenie archiwum kosztuje zarówno czas pracowników jak i koszt utrzymania i zabezpieczenia papierowego archiwum. Elektroniczne dokumenty zajmują zdecydowanie mniej miejsca jako dysk twardy niż szafa z segregatorami.
  8. Minimalizacja ilości wydruków w firmie sprawia, że Twoja firma staje się ekologiczna – zużywasz dużo mniej papieru oraz oszczędzasz energię zużywaną przez drukarki.
  9. Tam, gdzie możesz załatwić z kontrahentem wszelkie sprawy zdalnie za pomocą e-maila, zrób to. Tylko ważne i docelowe dokument prześlij w wersji papierowej do podpisu lub wyślij elektroniczny dokument do podpisu za pomocą podpisu elektronicznego.

Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów posiada wiele zalet względem tradycyjnej papierowej korespondencji i w ciągu kilku-kilkunastu lat większość firm zamieni papier na dyski i łącza internetowe, którymi będą sprawnie przepływać niezbędne dokumenty.

Źródło: www.primesoft.pl