W dobie XXI wieku, kiedy podstawową formą kontaktu w firmie stają się maile, dokumenty papierowe zaczynają przechodzić do lamusa i są wypierane przez e-dokumenty, podpisy elektroniczne czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Zobacz w jaki sposób możesz zminimalizować ilość wydruków w firmie i zapewnić szybki przepływ dokumentów.
- Jeśli chcesz przyspieszyć wiele procesów w firmie – zrezygnuj lub ogranicz ilość dokumentów papierowych w firmie.Możesz to zrobić przez wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (w skrócie: EOD), który pozwala na swobodny przepływ e-dokumentów między pracownikami czy akceptację tych dokumentów przez uprawnione osoby.
- Mniej ważne lub wewnętrzne dokumenty mogą być akceptowane przez użytkowników po zalogowaniu do systemu, zaś ważniejsze lub zewnętrzne dokumenty od kontrahentów można podpisywać podpisem elektronicznym, co czyni je na równi z tradycyjnymi umowami podpisywanymi własnoręcznym podpisem.
- Jeśli chcesz ułatwić przeszukiwanie coraz bardziej rozbudowanej dokumentacji – skorzystaj z możliwości archiwizacji cyfrowej kartek papieru przez ich skanowanie i przechowywanie na dyskach komputerów lub w chmurze.
- Stare dokumenty w celu „odzyskania” z nich tekstu można zeskanować i użyć oprogramowania typu OCR do przetworzenia obrazu dokumentu na tekst. Dzięki temu archiwum dokumentów będzie można przeszukać nie tylko po nazwie dokumentu, ale również po jego treści.
- Przechowywanie dokumentów w chmurze pozwala na dostęp do nich z każdego miejsca z dostępem do Internetu, zachowując jednocześnie ich bezpieczeństwo przez szyfrowanie i zabezpieczenie systemu hasłem.
- Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na sprawdzenie kto zapoznał się z dokumentem, sprawdzenie kolejnych wersji umów czy akcepty uprawnionych osób.
- Tworzenie archiwum kosztuje zarówno czas pracowników jak i koszt utrzymania i zabezpieczenia papierowego archiwum. Elektroniczne dokumenty zajmują zdecydowanie mniej miejsca jako dysk twardy niż szafa z segregatorami.
- Minimalizacja ilości wydruków w firmie sprawia, że Twoja firma staje się ekologiczna – zużywasz dużo mniej papieru oraz oszczędzasz energię zużywaną przez drukarki.
- Tam, gdzie możesz załatwić z kontrahentem wszelkie sprawy zdalnie za pomocą e-maila, zrób to. Tylko ważne i docelowe dokument prześlij w wersji papierowej do podpisu lub wyślij elektroniczny dokument do podpisu za pomocą podpisu elektronicznego.
Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów posiada wiele zalet względem tradycyjnej papierowej korespondencji i w ciągu kilku-kilkunastu lat większość firm zamieni papier na dyski i łącza internetowe, którymi będą sprawnie przepływać niezbędne dokumenty.
Źródło: www.primesoft.pl