System ERP

Co to jest ERP?

(ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) – system ERP to oprogramowanie, które służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa w różnych aspektach jej działalności (w zakresie produkcji, sprzedaży, logistyki, finansów, przepływów pieniężnych itp.) i pozwala na ocenę i optymalizację procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Do czego służy system ERP?

System ERP może wziąć na swoje barki takie procesy jak:

  • planowanie, budżetowanie czy realizacja produkcji
  • zarządzanie procesami technologicznymi w produkcji (np. serwis maszyn produkcyjnych, zmiana konstrukcji, serwis)
  • zamawianie półfabrykatów dla produkcji
  • procesy logistyczne
  • systemy zarządzania jakością (np. ISO)
  • wspomaganie kontroli wszystkich procesów w firmie
  • zarządzanie zasobami ludzkimi
  • procesy sprzedażowe, ofertowanie klientów itp.
  • analizy finansowe firmy w różnych aspektach (np. koszty produkcji, wypracowana marża, koszty czy przychody poszczególnych działów firmy, proces sprzedażowy, koszty produkcji) dla różnych szczebli zarządzania firmy

Cechy systemów ERP

Aby system ERP spełnił swoją rolę w organizacji, musi zostać wdrożony na każdym szczeblu firmy bez wyjątku oraz objąć wszelkie dziedziny jej działania (zarówno finanse, sprzedaż, produkcja, marketing czy łańcuch dostaw). Jeśli zostanie wdrożony tylko w niektórych działach firmy, nie spełni swojej roli, ponieważ nie będą dostępne kluczowe informacje o firmie przydatne do analiz dla kondycji firmy.

Dobry system ERP nie tylko uwzględnia wszystkie dziedziny działalności, ale ma zazwyczaj modułową budowę, dzięki czemu można go wdrażać etapami i dopasować system do wymagań danego przedsiębiorstwa. Aby móc działać, musi mieć również możliwość integracji z istniejącymi systemami działającymi w firmie, aby móc zbierać dane z poszczególnych podsystemów i zbierać je w jednym miejscu, aby na ich bazie podejmować decyzje biznesowe.

Samo wdrożenie oprogramowania to nie wszystko. Ważne, aby powstały i były realizowane różne procesy w firmie, które będą miały swoje odzwierciedlenie również w systemie ERP. Jeśli procesy w firmie i procesy w systemie ERP są rozłączne i działają niezależnie, to system ERP nie spełni swojej roli i pokładanych w nim nadziei.

Aby ERP działał od strony finansowej poprawnie, powinien posiadać zaimplementowane aktualne przepisy prawne, podatkowe czy ubezpieczeniowe (np. składki ZUS), które należy ciągle aktualizować zgodnie ze zmianami w tym zakresie. Nieaktualne procedury niezgodne z polskim prawem mogą spowodować problemy w księgowości i innych kluczowych działach firmy i narazić firmę na kary. Stąd jednorazowe wdrożenie systemu ERP to za mało – powinien on być ciągle aktualizowany (taki warunek spełnia np. Comarch ERP).

Historia systemów ERP

System ERP miał swoje początki w systemie zarządzania typu MRP (Material Requirements Planning – planowanie zasobów materiałowych), który miał za zadanie planowanie zakupu materiałów i półfabrykatów potrzebnych do produkcji. Po rozszerzeniu systemu MRP o zasoby przedsiębiorstwa i planowanie zasobów ludzkich powstała metodologia MRP II (Manufacturing Resource Planning  – palnowanie zasobów produkcji). Po dodaniu do systemu MRP II modułów planowania i zarządzania zasobami finansowymi firmy, powstał system ERP. Niestety system ERP nie analizuje zjawisk i czynników zewnętrznych, stąd rozbudowano go o moduły uwzględniające również środowisko zewnętrzne – tak powstały systemy klasy ERP II, które obecnie rządzą na rynku. A odtąd nazwę ERP stosuje się najczęściej do systemów klasy II.

Systemy ERP dostępne są zarówno w postaci licencji na oprogramowanie instalowane na komputerach pracowników, ale coraz częściej dostępne są w modelu opłaty za usługę (SaaS) w postaci aplikacji zainstalowanej w chmurze (cloud computing). Coraz częściej do oceny procesów oraz ich optymalizacji w firmie, używa się algorytmów i samouczących się metod sztucznej inteligencji.

Po co potrzebuję systemu ERP?

Po wdrożeniu systemu ERP można poprawić efektywność przedsiębiorstwa praktycznie w każdej dziedzinie (finansach, zasobach ludzkich, procesach produkcji, zakupach, obsłudze klienta, marketingu). Można zaoszczędzić koszty zatowarowania się na półprodukty czy produkty do sprzedaży przez lepsze planowanie zapasów i dokładniejsze prognozowanie sprzedaży. Można efektywniej zarządzać ludźmi w firmie (np. obsada stanowisk czy planowanie pracy zmianowej) czy logistyką (oszczędności czasu czy kosztów związane z lepszym i bardziej efektywnym transportem dóbr) czy dopasować ofertę do popytu wśród klientów bazując na sprzedaży z przeszłości. Teoretycznie możliwości systemu ERP i optymalizacje procesów ograniczone są wyłącznie posiadanymi danymi oraz wyobraźnią manadżerów i użytkowników systemu.

Niestety wdrożenie dobrego systemu ERP trwa długo (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, ilości procesów w firmie) i dużo kosztuje, ale jego wdrożenie przynosi firmie długofalowo wiele oszczędności, które zwracają się z nawiązką.

Przykłady systemów ERP (najpopularniejsze systemy):

Źródło: mfiles.pl